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| 中小企業(yè)采購管理的缺陷與應(yīng)對策略 |
| 中小企業(yè)采購管理的缺陷與應(yīng)對策略 | | 發(fā)布時間：2011/11/30 10:50:20 |
1 引言
隨著生產(chǎn)規(guī)模和市場范圍的擴大，中小企業(yè)采購管理的復(fù)雜性和必要性日益提高，采購管理逐漸成為中小企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。中小企業(yè)通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點，以有限的資金保證經(jīng)營活動的有效開展�？梢栽诮档推髽I(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量等方面獲得改進。然而，許多中小企業(yè)對采購管理的重要性認識不足，認為采購就是拿錢買東西，對采購管理的忽視使中小企業(yè)的生產(chǎn)成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業(yè)的競爭力。采購成本是物品成本與采購過程中所消耗的各項費用之和，采購成本直接影響企業(yè)的利潤和資產(chǎn)回報率，影響企業(yè)的資金回籠速度。一些由采購管理落后所引發(fā)的問題，已經(jīng)在一定程度上拖了，企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購人員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級人才進入企業(yè)的采購部門，制約了中小企業(yè)的快速發(fā)展。
2 中小企業(yè)采購管理缺陷解析
2.1 觀念滯后，對采購部門重視不夠
觀念是行為的先導(dǎo)，無論對個人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，中小企業(yè)在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。由于中小企業(yè)管理者在管理觀念上對采購這一重要活動存在的偏見和輕視，使得我國多數(shù)中小企業(yè)采購部門的定位不準確。根據(jù)美國哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾·波特的價值鏈分析方法，采購與銷售一樣，是企業(yè)價值鏈中同等重要的基本增值活動。而在許多中小企業(yè)中，管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去，忽視對采購環(huán)節(jié)的管理，采購依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個附屬職能。許多中小企業(yè)管理者都會認為，采購部門是花錢的。沒有樹立采購部門是公司利潤源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實現(xiàn)產(chǎn)品的差異化�？梢宰尣少彶块T與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實現(xiàn)。
2.2 采購缺乏計劃性，采購流程模式僵化
中小企業(yè)根據(jù)顧客訂單進行產(chǎn)品設(shè)計，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)模、銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹慎，采購方式比較原始、零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。單次采購?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多中小企業(yè)沒有明確的采購計劃，缺乏對采購需求的分析和對供應(yīng)商的培養(yǎng)采購上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購都是急性的，從采購需求提出到原料入庫的期限很短，其結(jié)果就是采購部門整天在疲于奔命地買東西，根本沒有時間做詳細的市場調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國中小企業(yè)的采購流程普遍存在以下問題：一方面，采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲、財務(wù)、質(zhì)量檢驗和生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門本位主義嚴重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。第三，采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。
2.3 采購成本較高
據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購成本一般大于60％。人工支出(工資、福利費等)約為20％，管理費用約為15％，而利潤僅為5％左右。因此，采購成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是中小企業(yè)成本控制中最富有價值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個采購成本占總成本60％、利潤率為5％左右的企業(yè)為例，只要將采購成本降低5％，其利潤率就可以增加至11％。中小企業(yè)采購成本高的原因主要有以下幾個方面：一是企業(yè)采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業(yè)集團一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗和對市場原材料價格上漲的預(yù)期，對于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來之前大量采購。而原材料供應(yīng)商往往對市場變化更加敏感，會伺機調(diào)整價格或者要求采購企業(yè)使用現(xiàn)金進行兌付。而中小企業(yè)由于自身實力的原因，采購資金有限，很多時候要通過賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多中小企業(yè)只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進行采購，從而增加企業(yè)的采購成本，進而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價格的提高，使產(chǎn)品在市場上的競爭力被削弱。三是中小企業(yè)采購管理體制不完善，生產(chǎn)管理水平也不如大企業(yè)那樣“精密”。無法實現(xiàn)“零庫存”管理。由于中小企業(yè)對原材料價格變化的承受能力較差，因此許多企業(yè)采用大量采購的方法來降低價格波動對自己的影響，而這樣卻造成庫存增加，庫存管理成本增加。
2.4 采購策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理較差
在企業(yè)物資采購活動中，根據(jù)采購物品的價值、采購周期、供應(yīng)商類型等的不同，所采用的采購策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購到保質(zhì)保量的物品，以保證生產(chǎn)的需要。首先，采購人員缺乏戰(zhàn)略采購意識，認為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡單的買賣關(guān)系，只注重談判、比價、壓價，沒有與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購過程中對供應(yīng)商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無從談起。其次，中小企業(yè)由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對其缺乏信任感。再次，許多中小企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標準和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長期依賴于某一供應(yīng)商，要么每次采購都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購風(fēng)險。
3 中小企業(yè)采購管理應(yīng)對策略提煉
3.1 制定合理的采購計劃
一般說來，企業(yè)制定采購計劃，是為了達到以下目的：首先，預(yù)測所需物品的數(shù)量和時間，確保物品的及時供應(yīng)。其次，配合生產(chǎn)活動，確保采購適當?shù)奈锲穪頋M足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫存，降低庫存費用，不必要的庫存等于浪費。庫存實際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營中創(chuàng)造價值，反而會占用資金，增加公司的成本。庫存會造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運轉(zhuǎn)，同時還會增加市場風(fēng)險，給公司的經(jīng)營造成不利影響。
企業(yè)年度采購計劃一般由使用部門擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核，經(jīng)審批后下達給各基層部門執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購計劃作為采購管理運作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個采購活動的成敗。采購計劃就是根據(jù)市場需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來確定采購的時間、采購的數(shù)量、以及如何開展采購作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購計劃以外，還有由于臨時生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時采購計劃。臨時采購計劃一般不如年度采購計劃規(guī)范，它強調(diào)的是采購計劃的簡單性、靈活性和及時性。由于物品的采購價格一般較低，使用數(shù)量不易確定，而且比較容易從市場上獲得，因而臨時采購計劃是年度采購計劃的補充和完善。雖然臨時采購計劃處于從屬的地位，但是對于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
3.2 規(guī)范日常采購行為，嚴格審批手續(xù)
中小企業(yè)可以編制采購操作手冊，規(guī)范日常采購行為。把采購作業(yè)過程分成若干步驟，每個步驟應(yīng)該怎樣做，要達到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍。采購人員獨當一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當?shù)�。這樣也有利于調(diào)動采購人員的積極性和提高工作效率；但是如果對采購人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對采購人員的權(quán)利尤其是財務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請客的標準等，都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請示匯報制度。當作業(yè)過程中出現(xiàn)一些超出采購人員權(quán)限范圍的情況，采購人員應(yīng)該請示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購人員公開規(guī)定，在采購活動的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變原有的作業(yè)程序、作業(yè)指標等，一定要向采購部門或相應(yīng)的主管人員請示匯報。
3.3 優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運作效率的高低會對企業(yè)競爭力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來說，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制物品采購計劃，還要經(jīng)過各部門及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。由于流程較長，涉及的部門和人員較多，往往會出現(xiàn)脫節(jié)、效率低下、甚至互相推諉的現(xiàn)象。在現(xiàn)代市場競爭中，企業(yè)要向管理要效益，傳統(tǒng)的采購流程已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)高效運營的要求。企業(yè)應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在適應(yīng)企業(yè)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求的前提下，建立采購支持平臺，通過采購業(yè)務(wù)流程的重組來不斷提升采購活動的效率。 |
1 引言
隨著生產(chǎn)規(guī)模和市場范圍的擴大，中小企業(yè)采購管理的復(fù)雜性和必要性日益提高，采購管理逐漸成為中小企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。中小企業(yè)通過實施有效的計劃、組織與控制等采購管理活動，合理選擇采購方式、采購品種、采購批量、采購頻率和采購地點，以有限的資金保證經(jīng)營活動的有效開展。可以在降低企業(yè)成本、加速資金周轉(zhuǎn)和提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量等方面獲得改進。然而，許多中小企業(yè)對采購管理的重要性認識不足，認為采購就是拿錢買東西，對采購管理的忽視使中小企業(yè)的生產(chǎn)成本增加，再加上交貨速度遲緩，很大程度上削弱了企業(yè)的競爭力。采購成本是物品成本與采購過程中所消耗的各項費用之和，采購成本直接影響企業(yè)的利潤和資產(chǎn)回報率，影響企業(yè)的資金回籠速度。一些由采購管理落后所引發(fā)的問題，已經(jīng)在一定程度上拖了，企業(yè)快速發(fā)展的后腿，抑制了采購人員創(chuàng)造性的發(fā)揮，增加了產(chǎn)品成本，客觀上難以吸引高級人才進入企業(yè)的采購部門，制約了中小企業(yè)的快速發(fā)展。
2 中小企業(yè)采購管理缺陷解析
2.1 觀念滯后，對采購部門重視不夠
觀念是行為的先導(dǎo)，無論對個人還是組織都是如此。由于歷史的慣性和環(huán)境的作用，中小企業(yè)在采購管理中存在著“重銷售，輕采購”的觀念。由于中小企業(yè)管理者在管理觀念上對采購這一重要活動存在的偏見和輕視，使得我國多數(shù)中小企業(yè)采購部門的定位不準確。根據(jù)美國哈佛商學(xué)院著名戰(zhàn)略學(xué)家邁克爾·波特的價值鏈分析方法，采購與銷售一樣，是企業(yè)價值鏈中同等重要的基本增值活動。而在許多中小企業(yè)中，管理者都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去，忽視對采購環(huán)節(jié)的管理，采購依然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的一個附屬職能。許多中小企業(yè)管理者都會認為，采購部門是花錢的。沒有樹立采購部門是公司利潤源泉的思想，不知道或者沒有理解通過采購管理的提升可以實現(xiàn)產(chǎn)品的差異化�？梢宰尣少彶块T與研發(fā)和生產(chǎn)部門協(xié)同配合，可以讓產(chǎn)品創(chuàng)新得以實現(xiàn)。
2.2 采購缺乏計劃性，采購流程模式僵化
中小企業(yè)根據(jù)顧客訂單進行產(chǎn)品設(shè)計，組織原材料采購和生產(chǎn)，受企業(yè)規(guī)模、銷售額、資金的限制，企業(yè)采購較為謹慎，采購方式比較原始、零散，無法獲得規(guī)模采購帶來的效益。單次采購?fù)鶖?shù)量少、批次多。許多中小企業(yè)沒有明確的采購計劃，缺乏對采購需求的分析和對供應(yīng)商的培養(yǎng)采購上隨意性很大。企業(yè)內(nèi)部各部門之間缺乏必要的溝通與銜接。所有的采購都是急性的，從采購需求提出到原料入庫的期限很短，其結(jié)果就是采購部門整天在疲于奔命地買東西，根本沒有時間做詳細的市場調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購部門整天忙忙碌碌的在干什么。目前，我國中小企業(yè)的采購流程普遍存在以下問題：一方面，采購流程從訂單開始，涉及供應(yīng)、倉儲、財務(wù)、質(zhì)量檢驗和生產(chǎn)、銷售、運輸?shù)雀鞑块T，將采購職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低下。另一方面，各部門本位主義嚴重、站在各自的立場考慮問題，信息互不溝通，從而影響采購決策的正確性。第三，采購監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購監(jiān)控盲點，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清、沖突頻繁發(fā)生，影響企業(yè)工作效率。
2.3 采購成本較高
據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計，在典型的企業(yè)成本構(gòu)成中，采購成本一般大于60％。人工支出(工資、福利費等)約為20％，管理費用約為15％，而利潤僅為5％左右。因此，采購成本構(gòu)成了企業(yè)生產(chǎn)成本的主體，也是中小企業(yè)成本控制中最富有價值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一個采購成本占總成本60％、利潤率為5％左右的企業(yè)為例，只要將采購成本降低5％，其利潤率就可以增加至11％。中小企業(yè)采購成本高的原因主要有以下幾個方面：一是企業(yè)采購貨品品種多、批量少，采購周期不固定，無法像大型企業(yè)集團一樣享受購買折扣或者折扣較少，增加了采購成本。二是一些企業(yè)根據(jù)經(jīng)驗和對市場原材料價格上漲的預(yù)期，對于可能出現(xiàn)緊缺的原材料往往在銷售和生產(chǎn)旺季到來之前大量采購。而原材料供應(yīng)商往往對市場變化更加敏感，會伺機調(diào)整價格或者要求采購企業(yè)使用現(xiàn)金進行兌付。而中小企業(yè)由于自身實力的原因，采購資金有限，很多時候要通過賒銷的方式緩解資金周轉(zhuǎn)困難的局面。在這種情況下，許多中小企業(yè)只好支付高額的利息通過貸款或其它融資渠道借貸資金進行采購，從而增加企業(yè)的采購成本，進而造成產(chǎn)品成本和產(chǎn)品價格的提高，使產(chǎn)品在市場上的競爭力被削弱。三是中小企業(yè)采購管理體制不完善，生產(chǎn)管理水平也不如大企業(yè)那樣“精密”。無法實現(xiàn)“零庫存”管理。由于中小企業(yè)對原材料價格變化的承受能力較差，因此許多企業(yè)采用大量采購的方法來降低價格波動對自己的影響，而這樣卻造成庫存增加，庫存管理成本增加。
2.4 采購策略不明確，供應(yīng)商關(guān)系管理較差
在企業(yè)物資采購活動中，根據(jù)采購物品的價值、采購周期、供應(yīng)商類型等的不同，所采用的采購策略也是不同的，目的是利用最小的成本采購到保質(zhì)保量的物品，以保證生產(chǎn)的需要。首先，采購人員缺乏戰(zhàn)略采購意識，認為拿錢就可以買到東西，把采購僅僅看做是與供應(yīng)商之間簡單的買賣關(guān)系，只注重談判、比價、壓價，沒有與供應(yīng)商建立長期、穩(wěn)定和深層次的合作關(guān)系。采購過程中對供應(yīng)商的扶持以及通過采購建立雙贏的合作伙伴關(guān)系更是無從談起。其次，中小企業(yè)由于采購周期不固定、采購批量小、采購資金不充裕，再加上一些企業(yè)有意逃避債務(wù)造成的不良影響，使得許多供應(yīng)商對其缺乏信任感。再次，許多中小企業(yè)由于在供應(yīng)商的選擇、認定、考核和監(jiān)督等方面缺乏科學(xué)有效的標準和程序，導(dǎo)致企業(yè)要么長期依賴于某一供應(yīng)商，要么每次采購都重新選擇供應(yīng)商，增加了采購風(fēng)險。
3 中小企業(yè)采購管理應(yīng)對策略提煉
3.1 制定合理的采購計劃
一般說來，企業(yè)制定采購計劃，是為了達到以下目的：首先，預(yù)測所需物品的數(shù)量和時間，確保物品的及時供應(yīng)。其次，配合生產(chǎn)活動，確保采購適當?shù)奈锲穪頋M足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫存，降低庫存費用，不必要的庫存等于浪費。庫存實際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營中創(chuàng)造價值，反而會占用資金，增加公司的成本。庫存會造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運轉(zhuǎn)，同時還會增加市場風(fēng)險，給公司的經(jīng)營造成不利影響。
企業(yè)年度采購計劃一般由使用部門擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門審核，經(jīng)審批后下達給各基層部門執(zhí)行，一般情況下不允許變更。采購計劃作為采購管理運作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個采購活動的成敗。采購計劃就是根據(jù)市場需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來確定采購的時間、采購的數(shù)量、以及如何開展采購作業(yè)等內(nèi)容。
除了按年度正式編制的采購計劃以外，還有由于臨時生產(chǎn)的調(diào)整或其它原因而編制的臨時采購計劃。臨時采購計劃一般不如年度采購計劃規(guī)范，它強調(diào)的是采購計劃的簡單性、靈活性和及時性。由于物品的采購價格一般較低，使用數(shù)量不易確定，而且比較容易從市場上獲得，因而臨時采購計劃是年度采購計劃的補充和完善。雖然臨時采購計劃處于從屬的地位，但是對于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續(xù)供應(yīng)也具有重要的作用。
3.2 規(guī)范日常采購行為，嚴格審批手續(xù)
中小企業(yè)可以編制采購操作手冊，規(guī)范日常采購行為。把采購作業(yè)過程分成若干步驟，每個步驟應(yīng)該怎樣做，要達到什么要求，應(yīng)該留下什么記錄，都分別做出具體的規(guī)定。要規(guī)定采購人員的權(quán)限范圍。采購人員獨當一面地工作，在一定范圍內(nèi)有主動權(quán)、決策權(quán)是理所應(yīng)當?shù)�。這樣也有利于調(diào)動采購人員的積極性和提高工作效率；但是如果對采購人員的權(quán)利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購人員濫用權(quán)力，產(chǎn)生道德風(fēng)險，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對采購人員的權(quán)利尤其是財務(wù)權(quán)利做出規(guī)定，例如能夠自主支配資全的數(shù)量、住宿、旅行、送禮、請客的標準等，都要做出具體合理的規(guī)定。
建立請示匯報制度。當作業(yè)過程中出現(xiàn)一些超出采購人員權(quán)限范圍的情況，采購人員應(yīng)該請示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購人員公開規(guī)定，在采購活動的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，例如簽訂合同、改變原有的作業(yè)程序、作業(yè)指標等，一定要向采購部門或相應(yīng)的主管人員請示匯報。
3.3 優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運作效率的高低會對企業(yè)競爭力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來說，傳統(tǒng)的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門編制物品采購計劃，還要經(jīng)過各部門及高層管理者的審批，才能向供應(yīng)商發(fā)出訂單。由于流程較長，涉及的部門和人員較多，往往會出現(xiàn)脫節(jié)、效率低下、甚至互相推諉的現(xiàn)象。在現(xiàn)代市場競爭中，企業(yè)要向管理要效益，傳統(tǒng)的采購流程已不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)高效運營的要求。企業(yè)應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，在適應(yīng)企業(yè)自身戰(zhàn)略發(fā)展要求的前提下，建立采購支持平臺，通過采購業(yè)務(wù)流程的重組來不斷提升采購活動的效率。 |
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